Le contexte

Depuis la révision de l'ordonnance sur la poste, entrée en vigueur le 1er avril 2026, la lettre numérique fait partie du service universel. La Poste a désormais l'obligation d'offrir, à côté de la distribution physique, un canal numérique officiel pour l'acheminement du courrier. Cette table ronde, organisée conjointement par le Groupement suisse pour les régions de montagne, l'Association Ma commune et l'Association des communes suisses, a présenté deux approches complémentaires. D'un côté, la solution officielle de La Poste pour le courrier sortant. De l'autre, une offre privée de numérisation du courrier entrant.

La lettre numérique de La Poste

Luca Polli, responsable des ventes pour la Suisse romande chez ePost (La Poste), est parti d'un constat familier : les administrations communiquent déjà par de nombreux canaux (courrier, e-mail, eBill, portails), mais souvent en parallèle. Il en résulte des processus distincts, des ruptures de médias et des coûts supplémentaires. L'e-mail n'étant pas sécurisé, il ne peut pas se substituer au courrier officiel.

La plateforme de communication ePost répond à ce problème par un principe simple : un dépôt unique, une distribution hybride. La commune dépose ses envois une seule fois, au format PDF, en utilisant la seule adresse postale du destinataire. La Poste se charge ensuite de l'aiguillage. Si le destinataire a activé sa boîte aux lettres numérique dans la Post-App, le document y est livré de manière sécurisée. Sinon, il est imprimé, mis sous pli et distribué physiquement. Chaque citoyenne et chaque citoyen garde ainsi le libre choix du canal. La commune, elle, n'a pas besoin d'attendre que toute la population soit passée au numérique pour en profiter.

Les modes d'envoi du monde physique se retrouvent dans le monde numérique, jusqu'au recommandé électronique. Les envois sont juridiquement sûrs, et le secret de la correspondance s'applique également, avec des exigences élevées en matière de protection des données, de sécurité et de traçabilité. La plateforme s'intègre aux logiciels métier existants, comme CMI, et d'autres fournisseurs sont intégrés ou en cours d'intégration. Luca Polli a comparé l'adoption progressive de la boîte aux lettres numérique à celle de TWINT à ses débuts.

Une démonstration de SmartSend a illustré la simplicité du parcours. L'utilisateur téléverse les documents et leurs annexes, indique la position de l'adresse, puis choisit le mode d'affranchissement. La plateforme croise alors les adresses avec les personnes inscrites à ePost et indique, pour chaque destinataire, si l'envoi partira par voie numérique ou sur papier.

La numérisation du courrier entrant

Romain Rochat, responsable pour la Suisse romande chez Arcplace, a présenté la solution Digital Mailroom. Son point de départ : même si le nombre de lettres diminue, le volume d'informations entrantes augmente, et le courrier papier freine des processus par ailleurs numérisés. Il a mis en garde contre une « fausse bonne idée » : acheter un scanner et envoyer les documents numérisés par e-mail, ce qui ne fait qu'ajouter du désordre. Selon lui, numériser n'a de sens que si cela rend le travail plus efficace qu'avec le papier.

Le processus proposé comporte six étapes :

• Redirection : La Poste réachemine le courrier vers le centre de numérisation d'Arcplace, de manière transparente pour l'expéditeur.


• Tri et traçabilité : les plis à ne pas ouvrir sont écartés, les recommandés sont signés et chaque envoi reçoit un identifiant.


• Numérisation : des scanners de masse ouvrent automatiquement les enveloppes.


• Lecture automatisée : le système, appuyé par l'intelligence artificielle, reconnaît le destinataire, le service concerné, l'urgence et le contenu. Une validation humaine optionnelle permet d'atteindre une fiabilité proche de 100 %.


• Livraison : les documents arrivent directement dans les applications métier ou dans une boîte de réception numérique.


• Gestion des originaux : ils restent commandables pendant une période définie, puis sont détruits de manière sécurisée.

Romain Rochat a insisté sur une conduite de projet pragmatique, par petits pas, et sur l'importance du facteur humain. L'objectif n'est pas de remplacer du personnel, mais d'absorber la hausse du volume de travail. Il a cité deux références. La Retraite Populaire a externalisé l'intégralité de son courrier entrant il y a quatre ans. L'État du Valais déploie la solution progressivement dans ses 46 services.

Il a enfin souligné que les deux solutions se rejoignent : le courrier numérique reçu par La Poste peut lui aussi passer par cette chaîne de traitement pour alimenter directement les processus métier.

La conclusion

La séance s'est close sur une invitation à comparer les avantages de la voie quasi officielle, qui découle du mandat confié par la Confédération à La Poste, et ceux des offres privées. Les communes sont encouragées à tester ePost et à envisager la numérisation comme un levier pour faciliter le travail, et non pour remplacer le personnel. La prochaine table ronde aura lieu le 28 octobre 2026, sur le thème « Tableau d'affichage communal virtuel ou accueil communal ».

Les présentations peuvent être téléchargées ci-après:

• Présentation de Thomas Egger


• Présentation de Luca Polli


• Présentation de Romain Rochat